Ci sono aziende in cui tutto sembra richiedere più tempo del necessario. Le persone lavorano molto, le urgenze aumentano e il coordinamento diventa sempre più difficile. Rallentamenti e dispersioni impediscono all’azienda di operare in modo fluido, veloce ed efficace. Questo accade perché ci sono delle inefficienze operative.
Come si manifestano queste inefficienze? Tempi delle attività che si allungano, ordini che si bloccano tra una fase e l’altra, informazioni che si perdono, reparti sovraccarichi mentre altri restano fermi.
Il rischio più grande per un’azienda è non comprendere che si tratta proprio di inefficienze operative e, al contrario, lasciarle penetrare nel tessuto aziendale fino a considerarle normalità. È un rischio perché, nel tempo, consumano energia organizzativa, marginalità e crescita operativa. L’azienda continua a lavorare, ma con sempre più fatica.
Percorsi caotici e interruzioni operative causano inefficienze
Molte organizzazioni credono che la causa delle inefficienze operative sia legata alla mancanza di persone, strumenti o competenze.
In realtà, molto spesso, le inefficienze non nascono da ciò che manca. Nascono da processi che si interrompono frequentemente e non performano come dovrebbero. Quali sono i primi sintomi che ci fanno intendere che ci sono delle inefficienze operative nei processi?
“Quando entro in azienda, i primi segnali di inefficienza operativa si notano osservando direttamente i processi e le persone che ci lavorano. Impianti che si fermano frequentemente, operatori che attendono materiali o informazioni, continui cambi di priorità. In questi contesti le persone sono spesso sotto pressione e impegnate a risolvere continui problemi quotidiani e ritardi nella produzione. Quando i processi non procedono in modo fluido, si generano perdite di efficienza.
Molto spesso quando ci sono delle inefficienze operative in un reparto, quello che si nota a primo impatto è che quel reparto si trova in una condizione di forte stress. Questo accade perché tipicamente è il reparto che “non fa girare le cose” in azienda, quello in cui c’è un “collo di bottiglia” e che, proprio per questo, non fa arrivare alla performance desiderata, generando quindi frustrazioni.” – Afferma Paola Spagnolo, Founder & Partner di Percinque, esperta in Lean e Six Sigma.
Le inefficienze operative emergono tanto nei processi produttivi quanto nei processi transazionali. Nei primi, un tipico “collo di bottiglia” può essere determinato da un accumulo di materiale in una fase del processo, che non avanza nella fase successiva a causa del rallentamento di una macchina o dell’operato di una persona. Nei secondi, un esempio di “collo di bottiglia” può essere determinato dal blocco delle pratiche durante la gestione di un ordine cliente, a causa di mancanza o inesattezza di informazioni.
Metodologia Lean per rendere più fluidi i processi
Molte aziende affrontano le inefficienze aggiungendo controlli, riunioni o nuove risorse. Spesso però il risultato è opposto: aumenta la complessità, rallentano le decisioni e le persone lavorano sempre più in emergenza.
La metodologia Lean parte da un presupposto diverso: prima di aggiungere attività o strumenti, analizza il modo in cui il lavoro scorre realmente all’interno dell’azienda per individuare rallentamenti, sovraccarichi, attese e sprechi.
Secondo McKinsey, il Lean Management combina sistemi di gestione operativa, comportamenti manageriali e modelli culturali per migliorare le performance aziendali e creare una cultura del miglioramento continuo. In quest’ottica, la Lean non è un insieme di strumenti, ma un approccio organizzativo che coinvolge persone, processi e leadership.
Nata dal Toyota Production System, la Lean aiuta le organizzazioni a eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza dei processi. Non significa lavorare più velocemente, ma creare le condizioni affinché le attività procedano con maggiore continuità, coordinamento e controllo. Il risultato è una migliore pianificazione, maggiore affidabilità e una crescita più sostenibile.
«La metodologia Lean accompagna l’azienda ad uscire dalle inefficienze operative perché aiuta a migliorare il flusso delle attività. Ad esempio, con la Value Stream Map si individuano i colli di bottiglia nei processi e le cause che li generano. L’obiettivo è rendere il processo più fluido secondo la logica del “One Piece Flow”, che privilegia l’avanzamento continuo delle attività rispetto alla gestione a lotti», spiega Paola Spagnolo.
La metodologia Lean in un progetto di temporary management
Recentemente Percinque ha realizzato un progetto di temporary management presso un’azienda manifatturiera italiana che presentava ritardi, difficoltà di pianificazione e reparti costantemente sotto pressione.
L’obiettivo era riorganizzare i processi produttivi e gestionali per ridurre il lead time, migliorare il coordinamento operativo e aumentare l’affidabilità del servizio al cliente.
Per raggiungerlo, il temporary manager di Percinque ha introdotto un approccio Lean integrato con strumenti Six Sigma, lavorando direttamente sul campo insieme alle persone dell’organizzazione. Attraverso l’analisi dei flussi operativi e l’utilizzo del metodo DMAIC sono state individuate le principali criticità e introdotti momenti strutturati di coordinamento, come la “riunione del mattino” e la “riunione di pianificazione”, per migliorare allineamento e gestione delle priorità.
I risultati sono stati significativi: riduzione del lead time complessivo di 5 settimane e miglioramento dell’OTIF fino all’85%, con processi più fluidi, maggiore controllo operativo e una pianificazione più stabile e affidabile.
Come introdurre la metodologia Lean in azienda?
Per introdurre la metodologia Lean e Six Sigma in azienda esistono approcci diversi. La consulenza porta competenze specialistiche e strumenti, ma richiede spesso una struttura interna in grado di interpretarli e implementarli nel tempo.
Il temporary management segue una logica differente. Il temporary manager parte dall’organizzazione, analizza processi, persone e cultura aziendale e introduce in modo graduale solo ciò che può generare valore concreto e sostenibile nella specificità dell’azienda.
L’obiettivo non è semplicemente applicare la Lean, ma rendere l’azienda autonoma nel miglioramento continuo, affinché metodi e strumenti si consolidino nel tempo.
In Percinque affianchiamo imprenditori e manager con professionisti che entrano in azienda, lavorano al fianco delle persone e guidano il cambiamento dall’interno, trasferendo competenze e costruendo risultati duraturi. Scopri come possiamo aiutare la tua organizzazione a migliorare processi, performance e competitività, eliminando le inefficienze operative applicando la metodologia Lean e Six Sigma. Clicca qui per saperne di più.
